Wat kan het 5 paragrafen model voor jou betekenen?

Het 5 paragrafen model (ook wel vijf paragrafen order genoemd), vaak gebruikt tijdens een beveluitgifte, kan overal én door iedereen gebruikt worden. Of je nu werkzaam bent bij Defensie of bij de plaatselijke horecagelegenheid met dit model is het mogelijk om jouw eenheid of werknemers een duidelijke briefing te geven over de orde van de dag. Als alle teamleden in jouw team weten wat ze moeten doen, welke rol ze hebben en de de taken die hierbij horen dan weet iedereen wat ze moeten doen om de missie van de dag succesvol uit te voeren. Wel zo makkelijk. Het 5 paragrafen model vindt zijn oorsprong bij de strijdkrachten van de NATO (North Atlantic Treaty Organization), ook wel bekend als NAVO (Noord Atlantische Verdrag Organisatie). Om een gestructureerde beveluitgifte te houden is er een standaard vorm opgezet die iedereen gebruikt. Dit maakt de beveluitgifte goed toe te passen in verschillende situaties.

De vijf paragrafen beveluitgifte (vijf paragrafen model of vijf paragrafen order) bestaat uit vijf verschillende onderdelen. Deze vijf verschillende onderdelen worden altijd in een vaste volgorde gebruikt. Dit is voor alle belanghebbende duidelijk. Hierin hoeft er geen verschil gemaakt te worden of dit wordt toegepast bij Defensie of een bedrijf buiten defensie zoals bijvoorbeeld een horecagelegenheid. Alleen de invulling van deze onderdelen verschilt, hoe dat precies verschilt wordt hieronder uitgelegd.

Het vijf paragrafen model / vijf paragrafen order ziet er als volgt uit:

1. Toestand/situatie
Bij de toestand vertel je wat de situatie is waar iedereen zich in begeeft. Dit gaat om zowel externe factoren als interne factoren. Bij Defensie gaan de externe factoren over de ‘’vijand’’ en factoren zoals de omgeving, de locatie en het weer. De vijand kun je vertalen naar gasten voor in het restaurant, ook wel klanten genoemd. De interne factoren gaan bij Defensie om je ‘’eigen troepen’’, dit is te vertalen naar het team. Hierbij wordt er meer verteld over de capaciteit en de toestand van het team.

2. Opdracht/missie
In deze paragraaf wordt de opdracht/missie van de beveluitgifte beknopt en duidelijk verteld. Voor Defensie geldt dat hier aandacht besteed wordt aan wat de opdracht voor de eenheid is. Voor het restaurant is dat de opdracht van deze dag. Dit wordt omschreven aan de hand van de 5 W’s: Wie, Wat, Waar, Waarom, Wanneer.

3. Uitvoering
Bij dit onderdeel gaat het om de uitvoering van de opdracht. De eenheid of het team wordt onderverdeeld en iedereen krijgt zijn eigen opdracht en taken. Er komen antwoorden op de vragen: wie, wat, hoe, waar, waarom & wanneer. Hierin is het handig om te werken met verschillende fases. Deze fases geven de verschillende situaties weer waar jij en je team je in bevinden. De fases kunnen per opdracht verschillen, maar hieronder een voorbeeld:​

– Fase 1: voorbereidingsfase, hierin wordt alles meegenomen wat op voorhand van de opdracht uitgevoerd moet worden.
– Fase 2: Is de verplaatsing naar de opdracht.
– Fase 3: de daadwerkelijke actie.
– Fase 4: de afsluiting.
– Fase 5: de route terug.
– Fase 6: Nabespreken van de opdracht. Al naar gelang van de complexiteit van de opdracht zullen er meerdere fases gebruikt worden.

4. Logistiek
Onder de logistiek valt alles wat met materiaal te maken heeft. Alles wat in de eerder genoemde onderdelen nog niet of al kort en bondig is genoemd wordt hier verduidelijkt. Alle logistieke afspraken worden hier benoemd.

5. Bevelvoering & verbindingen
Hierin vertel je meer over wie welke leidinggevende taak heeft. En vervolgens vertel je hoe je met elkaar in contact staat en wie er met elkaar communiceert.

Nu weet je alles over de verschillende onderdelen van het vijf paragrafen model / vijf paragrafen order. Hierna volgen twee fictieve voorbeelden, om een beeld te schetsen hoe jij dit kan toepassen. Of je nu werkzaam bent bij Defensie, Politie of een horecagelegenheid het vijf paragrafen model (5W-H) kan overal worden toegepast. Dit laten wij jou zien.

Voorbeeld 1 Politie:

Toestand
Het is 20 gr, onbewolkt en geen grote evenementen gepland op de dag van de uitvoering van de opdracht. Geen grote wegwerkzaamheden op de mogelijke routes. Het team zit op een veilige locatie in Nederland. Verdachte X zit in de Extra Beveiligde Inrichting (EBI) te Vught. Verdachte wordt bedreigd door externen aangezien hij/zij gaat getuigen in een belangrijk proces.

Opdracht
Vervoer verdachte X van de EBI te Vught naar de rechtbank Schiphol en terug, zodat verdachte X aanwezig kan zijn in de rechtbank Schiphol voor de behandeling van zijn/haar proces.

Uitvoering
Team 1 bestaat uit … en …. Jullie halen de verdachte op van de EBI te Vught en brengen verdachte X naar de rechtbank. Team 2 bestaat uit …. en ….., jullie beveiligen de omgeving rondom de rechtbank. Team 3 bestaat uit …. en …., jullie brengen verdachte X weer terug naar de EBI te Vught.

Fase 1 – De Voorbereiding:
– Team 1 draagt zorg voor een gepantserde auto en stelt een kogelwerend vest ter beschikking voor verdachte X. Daarbij moet er een niet voorspelbare route uitgezocht worden. Hierin moet team 3 op de hoogte gesteld worden door team 1.
– Team 2 gaat in deze fase achterhalen wat er deze dag gebeurt in en rond de rechtbank waar rekening mee gehouden moet worden.
– Team 3 bereidt de weg terug voor en bespreekt dit met team 1.
Team 3 is verantwoordelijk om de advocaat van verdachte X in te lichten over de datum en de te dragen kleding.

Fase 2 – Route heen:
Team 3 begint 5 minuten van te voren de route te rijden. Vervolgens haalt team 1 verdachte X op bij de EBI te Vught in de gepantserde auto. Team 3 blijft 5 minuten voor team 1 rijden en houdt de weg in de gaten op verdachte situaties. Wanneer er een verdachte situatie plaatsvindt wordt er afgeweken van de te volgen route. Bij de rechtbank pakken we de linker ingang om naar binnen te rijden.

Fase 3 – De daadwerkelijke actie:
– Team 1 houdt de ingang van de rechtbank in de gaten.
– Team 2 houdt het gebouw aan de buitenkant in de gaten en let op verdachte situaties.
– Team 3 rijdt rond in de wijk en keert 10 minuten voor het einde van de zitting terug naar de rechtbank en rijdt via de rechter ingang naar binnen.

Fase 4 – De afsluiting:
Wanneer team 3 binnen is, rijdt team 1 in de wijk rond om vervolgens 5 minuten voor het vertrek van team 3 met de verdachte X de weg veilig te stellen. Team 2 vertrekt 5 min later via dezelfde route.

Fase 5 – De route terug:
Team 3 rijdt terug naar de EBI te Vught en brengt verdachte X terug. Hierin rijdt team 1 voorop om de weg veilig te stellen. Team 2 volgt op 5 min afstand. Na het afleveren van verdachte X in de EBI Vught, rijden team 1, team 2 en team 3 los van elkaar terug naar de veilige locatie.

Fase 6 – Nabespreken:
Wanneer alle teams terug zijn volgt er een evaluatie van de opdracht.

Logistiek
– B5 gepantserde auto’s.
– Tenue: onopvallend burger.
– Verdachte draagt kogelwerend onopvallend onder zijn kleding.
– Medisch afvoerplan (Medic team, meldkamer, 112, ziekenhuizen nabij route noemen)

Bevelvoering & verbindingen

Bevelvoering:
– Teamleider Team 1 (heeft de leiding)
– Teamleider Team 2 (neemt leiding over bij wegvallen teamleider 1)
– Teamleider team 3 (neemt leiding over bij wegvallen teamleider 2)

Verbindingen:
– Team onderling: kanaal 4
– Meldkamer: Bovenlijn 3

Voorbeeld 2 Restaurant:

Toestand:
– Externe factoren: Er is op 16 april een bruiloft. De weersverwachting is 50% kans op regen, 50% kans op zon. In totaal komen er 100 gasten, maar het kan zijn dat het er meer worden, want de +1 van nog niet iedereen is meegerekend. Een aantal mensen hebben dieetwensen zoals Veganistisch en Vegetarisch.
– Interne factoren: We staan met het basisteam voor bruiloften. Omdat we in een verbouwing zitten gebruiken we niet de bruidshal maar de feesthal, deze moet dus nog omgebouwd worden.

Opdracht
– Het is jullie opdracht om de bruiloft te organiseren zodat het bruidspaar een fantastische dag heeft.

Uitvoering
De barman staat ten alle tijden achter de bar om drankjes te maken. De runners lopen ten alle tijden in de zaal om lege glazen te verzamelen. De gastvrouwen lopen rond om drankjes op nemen, daarbij hebben ze een dienblad vol favoriete drankjes mee. De spoel zorgt ervoor dat er voor genoeg glazen zijn. En de chef die zorgt ervoor dat de snacks nooit op zijn.

Fase 1 – De Voorbereiding:
– De barman gaat na wat de favorieten dranken zijn van het bruidspaar en zorgt dat er genoeg drank is besteld.
– De runners zorgen dat het feestglaswerk bij de spoel wordt geleverd en zorgt dat er bruiloft statafels in de zaal staan waar mensen hun drankje op neer kunnen zetten.
– De gastvrouwen zorgen voor een schone zaal zoals deze altijd is bij de opening. Daarbij moet er voor iedere gastvrouw een dienblad zijn waar 10 drankjes op kunnen staan.
– De spoel zorgt dat het feestglaswerk gepoleerd en wel aan de voorkant staat.
– De hoofdgastvrouw is verantwoordelijk voor de rode loper buiten.

Fase 2 – Route heen:
Omdat we eten in de kantine moeten we rekening houden dat we niet door de ingang de feestzaal betreden om te zorgen dat niemand ons kan zien. We komen tegelijkertijd binnen via de nooduitgang aan de rechter kant.

Fase 3 – De daadwerkelijke actie:
Deze fase begint wanneer de eerste gast binnen komt.
– De hoofdgastvrouw heet iedereen welkom en vraagt iedere 1,5 uur aan het bruidspaar of ze tevreden zijn. Steeds met een andere niet opdringerige woordkeus.
– Op dit moment zorgt de barman voor het maken van drankjes op aanvraag en het maken van de favoriete drankjes voor op de dienbladen van de gastvrouwen. Daarbij houd je de bar ten alle tijden schoon, dit betekend geen oude glazen, geen doekjes in het zicht en geen kringen op de rand. ​
– De runners lopen de lege glazen uit, brengen deze naar de keuken en nemen een nieuw dienblad met schone glazen meer naar voren om weg te zeggen bij de bar. Wanneer iemand een drankje aan je vraagt, sla je dit niet af en geef je dit door aan de gastvrouw.
– De gastvrouwen lopen met een dienblad vol favoriete drankjes rond die opgehaald zijn bij de bar, daarbij neem je drankjes op. Dit doe je via de digitale manier.

Fase 4: de afsluiting.
– De hoofdgastvrouw geeft om 11 uur aan het bruidspaar aan dat de laatste ronde van start gaat. Om 12 uur doet zij de lichten aan. En om 1 uur verzoekt zij iedereen door de microfoon van de band om naar huis te gaan.
– Nadat de laatste bon bij de bar is doorgekomen begint de barman met kleine schoonmaakwerkzaamheden die niet veel lawaai maken. Zoals de suiker en melk aanvullen, servetten netjes. Om 1 uur begint hij aan de werkzaamheden die lawaai maken. Koffie zetapparaat schoonmaken, tap schoonmaken, drinken aanvullen.
– De runners zorgen dat alle lege glazen om 1 uur uit de zaal zijn.
– De spoel zorgt ervoor dat al het glaswerk schoon en gepoleerd bij de barman op zijn plek komt te staan. Om 12 uur begin je met schoonmaken, om 1 uur glazen opruimen.
– De gastvrouwen vragen om 11 uur aan iedereen de laatste ronde terwijl ze nog een dienblad favorieten drankje vast hebben, die worden z.s.m. weg gebracht. Vervolgens gaan ze om 12 uur beginnen met de schoonmaak van de toiletten en om 1 uur helpen ze mee waar nodig. Iedereen houdt de schoonmaaklijst bij zodat de gastvrouwen weten waar ze kunnen helpen.

Fase 5: de route terug:
Na de opdracht gaan we met zijn alle terug naar de kantine, dit gaat via de voordeur omdat het alarm op het pand staat. Fase 6: Nabespreken van de opdracht: In de laatste fase bespreken we hoe de avond verlopen is. Waar ben je tegenaan gelopen en wat ging er goed. Vervolgens bespreken we wie er met wie naar huis rijdt.

Logistiek
– Fase 1 vindt plaats één dag van te voren om 9 uur. Sommige dingen de middag, 12 uur, voor het evenement. Fase 2 begint om 19.00. Fase 3 vindt plaats wanneer de eerste gast binnen komt, dit zal zijn rond 20.00/ Fase 4 is tot en met 11/2 uur. Fase 5 is om 2.15 uur. Fase 6 van 2.30 uur tot 4 uur.
– Het feestglaswerk zijn de glazen van kristal.
– Iedereen heeft zijn zwart driedelig pak aan met daarbij het haar strak naar achteren.
– Iets over drank

Bevelvoering & verbindingen
– Wie is wie. Barman is ….. Gastvrouw is ….. etc.
– De hoofdgastvrouw overlegd met de gastvrouwen en de barman, dit wordt gedaan via het oortje.
– Is de runner bij de bar, dan spreekt de barman toe. Is de runner op de vloer dan spreekt de gastvrouw toe.​

Dit is een voorbeeld van hoe je het 5 paragrafen bevelorde kan uitvoeren in jouw onderneming. Voor iedere organisatie is de invulling anders, de vorm kan het beste het zelfde zijn. Houd in je achterhoofd, bij het invullen van dit model, dat er aan het einde van deze beveluitgifte de vragen beantwoord zijn en iedereen zijn werk uit kan voeren.

Bronvermelding

02-06-2021, VAN DER KAM J.H. Het gestandaardiseerde operatiebevel, https://www.militairespectator.nl/sites/default/files/bestanden/uitgaven/1918/1954/1954-0095-01-0033.PDF